Destrucción de documentos: nuevos cambios en las normativas y su efecto en el uso de datos

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El 25 de mayo de 2018 entrará en vigencia en nuevo Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), normativa europea que buscará crear un control sólido sobre el uso de datos. Las multas podrán exceder los 600 000 euros, por tanto, es importante conocer esta nueva normativa e implantar todas las medidas necesarias para estar al corriente con la ley europea. Según diversas encuestadoras más del 50 % de las empresas aún desconocen esta legislación y no están listas para adecuarse al nuevo reglamento. El RGPD es una normativa que abarca múltiples aspectos, sin embargo, se enfoca en la recopilación y uso de datos por parte de las empresas.

El RGPD busca proteger la información personal de los clientes, usuarios e incluso empleados de la empresa. Cualquier omisión de esta ley o mal uso de los datos de la empresa podrá acarrear grandes multas como también podrá ocasionar daños en la reputación de la empresa, ya que los entes competentes serán libres de hacer públicas las empresas que no cumplen con una protección adecuada de sus datos. Una solución eficaz es la destrucción confidencial de documentos de all safe

Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), ¿qué representa esta nueva normativa?

Esta nueva ley establece lineamientos esenciales para un buen uso de los datos confidenciales de la empresa. En primera instancia exige un consentimiento pleno del cliente para la obtención de los mismos. En tal sentido, debe emitirse un mensaje de consentimiento, claro y fácil de entender, cada vez que se pretenda recopilar datos. La recopilación de datos también estará regulada de acuerdo con la necesidad de los mismos, solo se podrá solicitar datos que sean indispensables. La RGPD incluye dentro de su normativa los segmentos de datos genéticos y biométricos, a los cuales les da especial importancia y establece un uso estricto de los mismos.

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De igual manera, la RGPD exige que se le otorgue el derecho al usuario de pedir transferencia o referenciar sus datos a otras empresas. Aunque estas transferencias de datos también estarán reguladas. Estas deben cumplir con todas las medidas de seguridad, además, estarán prohibidas a países que no cumplan con normativas de protección de datos. En relación, con los derechos del usuario también se establece el derecho al olvido, por tanto, los usuarios pueden exigir la eliminación total o parcial de sus datos dentro de los archivos de cualquier empresa.

Cómo adaptarse al RGPD

El primer paso para adaptarse a esta legislación es leerla y comprenderla. Ella establece medidas claras y concisas para la protección de datos, no será complicado entender su finalidad y lineamiento. Un segundo paso es identificar, auditar y clasificar cada uno de los datos que se posea. Esto nos permitirá visualizar la manera en que se obtuvieron los datos como también el uso y protección que se les proporciona. Otros de los aspectos fundamentales para adaptarte al RGPD es elaborar planes y políticas empresariales que regulen la obtención de datos e incluyan mensajes de consentimiento. Por último, contar con la asesoría adecuada en los procedimientos de protección, uso y destrucción de datos, es muy importante para mantenerte al corriente con las nuevas legislaciones europeas.

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